Informativa sul trattamento dei dati personali per finalità di prestazione di investigazione

1. FONTE DEI DATI TRATTATI

Desideriamo informarla che, anche in base ad apposita autorizzazione prefettizia (ai sensi dell’art. 134 del R.D. n. 773/1931 e s.m.i., recante il Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, di seguito ‘T.U.L.P.S.’), alle Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - (provvedimento del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 19 dicembre 2018) e al Provvedimento recante le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati, ai sensi dell’art. 21, comma 1 del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – Punto 3 Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati da parte degli investigatori privati (aut. gen. n. 6/2016), A-Zeta s.r.l. raccoglie e tratta dati personali, sia forniti direttamente dagli interessati che da terzi, nell’ambito delle proprie attività di prestazione di investigazione.

2. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

A-Zeta s.r.l. presta specifica attenzione all'adozione di idonee cautele per prevenire l'ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati, in caso di:

• Acquisizione, anche informale, di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità o che possono comportare, comunque, rischi specifici per gli interessati;
• scambio di corrispondenza, specie per via telematica;
• utilizzo di dati di cui è dubbio l'impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive;
• utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (ivi comprese registrazioni audio/video), o documenti (tabulati di flussi telefonici e informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori privati);
• custodia di materiale documentato, ma non utilizzato in un procedimento, e ricerche su banche dati a uso interno, specie se consultabili anche telematicamente da uffici dello stesso titolare del trattamento situati altrove;
• acquisizione di dati e documenti da terzi, verificando che si abbia titolo per ottenerli;
• conservazione di atti relativi ad affari definiti.

Se i dati sono trattati per esercitare il diritto di difesa in sede giurisdizionale, ciò può avvenire anche prima della pendenza di un procedimento, sempreché i dati medesimi risultino strettamente funzionali all'esercizio del diritto di difesa, in conformità ai princìpi di liceità, proporzionalità e minimizzazione dei dati rispetto alle finalità difensive (art. 5 del Regolamento UE 2016/679).

Sono utilizzati lecitamente e secondo correttezza, secondo i medesimi princìpi di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679:

• i dati personali contenuti in pubblici registri, elenchi, albi, atti o documenti conoscibili da chiunque, nonché in banche di dati, archivi ed elenchi, ivi compresi gli atti dello stato civile, dai quali possono essere estratte lecitamente informazioni personali riportate in certificazioni e attestazioni utilizzabili a fini difensivi;
• atti, annotazioni, dichiarazioni e informazioni acquisite nell'ambito di indagini difensive, in particolare ai sensi degli articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater del codice di procedura penale, evitando l'ingiustificato rilascio di copie eventualmente richieste. Se per effetto di un conferimento accidentale, anche in sede di acquisizione di dichiarazioni e informazioni ai sensi dei medesimi articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater, sono raccolti dati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità difensive, tali dati, qualora non possano essere estrapolati o distrutti, formano un unico contesto, unitariamente agli altri dati raccolti.

A-Zeta s.r.l. si astiene dal porre in essere prassi elusive di obblighi e di limiti di legge e, in particolare, conforma ai princìpi di liceità, trasparenza e correttezza del trattamento sanciti dal Regolamento (UE) 2016/679 e dal d.lgs. n. 196/2003:

• l'acquisizione di dati personali presso altri titolari del trattamento, anche mediante mera consultazione, verificando che si abbia titolo per ottenerli;
• il ricorso ad attività lecite di rilevamento, specie a distanza, e di audio/videoripresa;
• la raccolta di dati biometrici.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati sono trattati da A-Zeta s.r.l., quale autonomo titolare, per svolgere investigazioni difensive, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sia nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all'instaurazione di un eventuale giudizio, sia nella fase successiva alla sua definizione.

Qualora l’investigazione comporti il trattamento di categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679, il diritto da esercitare o difendere deve essere di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero consistere in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati per finalità di prestazione di investigazione è lecito alla luce dell’art. 9 del GDPR secondo il quale: “È vietato trattare dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Il paragrafo 1 non si applica se si verifica uno dei seguenti casi: […] f) il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali;” e dell’art. 2-octies del Codice Privacy per il quale “il trattamento di dati personali relativi a condanne penali e a reati o a connesse misure di sicurezza è consentito se autorizzato da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento, riguardanti, in particolare: […] e) l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; […] g) l’esecuzione di investigazioni o le ricerche o la raccolta di informazioni per conto di terzi ai sensi dell’articolo 134 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza”.

5. MODALITÀ E SICUREZZA DEL TRATTAMENTO

A-Zeta s.r.l. organizza il trattamento anche non automatizzato dei dati personali, secondo le modalità che risultino più adeguate, caso per caso, a favorire in concreto l'effettivo rispetto dei diritti, delle libertà e della dignità degli interessati, applicando i princìpi di finalità, proporzionalità e minimizzazione dei dati sulla base di un'attenta valutazione sostanziale e non formalistica delle garanzie previste, nonché di un'analisi della quantità e qualità delle informazioni che utilizza e dei possibili rischi.

A-Zeta s.r.l. non può intraprendere di propria iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta dei dati. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente sulla base di apposito incarico conferito per iscritto e solo per le finalità previste.

L'atto d'incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento penale al quale l'investigazione è collegata, nonché i principali elementi di fatto che giustificano l'investigazione e il termine ragionevole entro cui questa deve essere conclusa.

Nel caso in cui si avvalga di persone autorizzate al trattamento dei dati per suo conto, A-Zeta s.r.l. impartisce specifiche istruzioni in ordine alle modalità da osservare e vigila sulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione a essi richiesta.

A-Zeta s.r.l. aggiorna periodicamente il soggetto che ha conferito l'incarico sull'andamento dell'investigazione, anche al fine di permettere una valutazione tempestiva circa le determinazioni da adottare riguardo all'esercizio del diritto in sede giudiziaria o al diritto alla prova.

6. COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha conferito l’incarico.

I dati possono essere comunicati ad un altro investigatore privato solo se questi sia stato indicato nominativamente nell’atto del conferimento dell’incarico, oppure successivamente in calce a esso qualora tale possibilità sia stata prevista nell’atto di incarico, e la comunicazione sia necessaria per lo svolgimento dei compiti affidati.

I dati genetici, biometrici e relativi alla salute possono essere comunicati alle autorità competenti solo per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.

Fermo restando quanto previsto dall’art. 2-septies, comma 8, del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali, come novellato dal d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, i dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale non possono essere diffusi.

I dati non sono in alcun caso oggetto di diffusione.

7. CONSERVAZIONE DEI DATI

Nel rispetto dell'art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679, i dati personali trattati da A-Zeta s.r.l. possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l'incarico ricevuto. A tal fine viene verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto alle finalità perseguite e all'incarico conferito.

Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento viene cessato in ogni sua forma, fatta eccezione per l'immediata comunicazione al soggetto che ha conferito l'incarico, il quale può consentire, anche in sede di mandato, l'eventuale conservazione temporanea di materiale strettamente personale dei soggetti che hanno curato l'attività svolta, a i soli fini dell'eventuale dimostrazione della liceità, trasparenza e correttezza del proprio operato. Se è stato contestato il trattamento il soggetto che ha conferito l'incarico può anche fornire all'investigatore il materiale necessario per dimostrare la liceità, trasparenza e correttezza del proprio operato, per il tempo a ciò strettamente necessario.

Si precisa che la sola pendenza del procedimento al quale l'investigazione è collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi, una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte dell’investigatore privato.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’art. 2-undecies, del D.Lgs 196/2003 come novellato dal D.Lgs 101/2018, limita l’esercizio dei diritti di cui agli art. da 15 a 22 del GDPR “qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto: […] e) allo svolgimento delle investigazioni difensive o all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria”.

9. CONTATTI

Per maggiori informazioni sulle attività di trattamento svolte da A-Zeta s.r.l. e per ogni specifica richiesta riguardante i dati personali, è possibile contattare il nostro DPO all’indirizzo e-mail dpo@azinvestigation.it  o consultare il sito web www.azinvestigation.it.

10. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI DELLA PRESENTE INFORMATIVA

Anche in considerazione di futuri cambiamenti che potranno intervenire sulla normativa privacy applicabile, A-Zeta s.r.l. potrà integrare e/o aggiornare, in tutto o in parte, la presente informativa. Qualsiasi modifica, integrazione o aggiornamento sarà comunicato in conformità alla normativa vigente anche a mezzo di pubblicazione sul sito internet www.azinfocollection.it.